Wie werden Evaluationen erfolgreich?

Das A und O einer Evaluation ist zu wissen, was das Business wirklich braucht. Dazu müssen der Ist-Zustand und das zu erreichende Ziel, der Soll-Zustand, genau beschrieben werden. Dazu führen wir Gespräche mit Fachanwendern, mit Applikationsverantwortlichen, mit internen und externen Kunden sowie mit Stakeholdern durch. Wir analysieren die bestehenden Systeme und Prozesse, wir erstellen Marktanalysen, und wir dokumentieren und priorisieren die Anforderungen. Dabei achten wir darauf, einen vollständigen, überschneidungsfreien (vgl. MECE-Regel) und dennoch möglichst schlanken Satz an Anforderungen zu definieren, um Verkettungsfehler zu vermeiden und die Aufwände bei der Erarbeitung der Angebote wie auch bei deren Bewertung zu minimieren. (s. Ablauf von Evaluationen)

Förderung von innovativen und pragmatischen Lösungen
Die Anbieter am Markt sind Spezialisten in ihrem Gebiet. Sie verfügen über hochaktuelles Wissen über Prozesse und Lösungen. Indem wir den Soll-Zustand so spezifisch wie nötig und so offen wie möglich formulieren, ermöglichen wir den Anbietern, innovative Lösungen anzubieten, die das geballte Wissen der Anbieter beinhalten und zukunftsweisend sind. Dabei achten wir darauf, Leitplanken zu definieren, mit denen gleichzeitig Pragmatismus gefordert wird, damit die angebotenen Lösungen auch kosteneffizient und wirtschaftlich sind.

Transformation – zentral und oft unterschätzt
Sind Ist- und Soll-Zustand definiert und mit den Stakeholdern abgestimmt, beschreiben wir als drittes Element den Übergang, also die Transformation vom Ist- zum Soll-Zustand. Diesem Übergang kommt eine zentrale Rolle zu, beinhaltet er doch das Ablösen von alten und das Einführen von neuen Prozessen und Lösungen, gepaart mit Wissenstransfer und -aufbau sowie organisationellen Veränderungen. Die Bedeutung der Transformation wird leider nur allzu oft unterschätzt: Läuft sie nicht geordnet ab, kann der Soll-Zustand nur mit Mehraufwänden oder gar nicht erreicht werden.

Die Erfolgsfaktoren Transparenz, Fairness und gute Kommunikation
Nach über 10 Jahren Erfahrung mit Evaluationen in verschiedensten Bereichen kennen und beherrschen wir die weiteren Faktoren, die für erfolgreiche Evaluationen ausschlaggebend sind: Transparenz bezüglich des Verfahrens, Fairness und Gleichbehandlung der Anbieter, sowie proaktive und respektvolle Kommunikation. Werden diese Faktoren nicht berücksichtigt, sind Ärger und Komplikationen die Folge, bis hin zu aufwendigen und unbedingt zu vermeidenden Gerichtsverfahren.

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