Warum die Evaluation des Umsetzungspartners entscheidend ist

Es gibt immer wieder Firmen, die eine tolle Idee haben, ein tolles Konzept. Aber sobald es darum geht, dass dieses umgesetzt werden soll, hapert es. Warum? Und warum ist die Evaluation selber so wichtig?

Kennen Sie diese Situation? Ein neuer Mitarbeiter, eine neue Mitarbeiterin bringt oft neue Ideen in die neue Firma mit ein. Diejenigen mit viel Drive reissen auch gleich ein grösseres Projekt an, weil sie mit ihrem Wissen erkennen, dass es an etwas fehlt, oder dass ein bestimmter Prozess, ein bestimmtes System völlig veraltet ist. Mit ihrem Biss sind sie willens, das Problem zu lösen. Sie schauen sich die Situation an, sie erarbeiten sich das nötige Fachwissen, sie reden mit allen Betroffenen, und sie haben alsbald eine gute Lösungsidee, ein brauchbares Konzept erstellt. Und jetzt?

Oder diese Situation: Eine neue Vorgabe, ein neues Reglement oder ein neues Gesetz führt dazu, dass ein neuer Geschäftsprozess, vielleicht sogar ein neues System eingeführt werden muss. Damit können keine Lorbeeren geerntet werden, es ist ein Muss. Also wird die Aufgabe „nach unten“ delegiert zu einer Person, die das Business gut kennt, neuen Aufgaben nicht abgeneigt ist und zudem konzeptionell stark ist. Diese Person weiss schnell, wie der neue Geschäftsprozess aussehen muss, welche neuen Formulare oder Eingabefelder es braucht, wer neu was machen muss. Und jetzt?

In beiden Situationen – und in vielen, ähnlich gelagerten auch – wird der Elan jäh gebremst, weil nun besondere Fähigkeiten gefragt sind, die nicht immer in einer Firma vorhanden sind, da sie aus einem eigenen Fachgebiet stammen. Welche Fähigkeiten? Geschäfts- resp. Ist-/Soll-Analyse („business analysis“), Anforderungsdefinition („requirements engineering“), Umsetzungs-, Test- und Einführungsplanung und last, but not least: Eine Evaluation durchführen, die den für die Firma und die Aufgabenstellung am besten geeigneten Anbieter hervorbringt. „Am besten geeignet“ bezieht sich dabei nicht nur auf die Kosten, sondern insbesondere auch auf das fachliche Können, das Zwischenmenschliche und auf das Hineindenken-Können in die Kundensituation. Alle diese Faktoren sind entscheidend!

Für eine gute Evaluation braucht es eine exakte Beschreibung des Ist- und des Soll-Zustandes. Daraus werden die Anforderungen zum Übergang vom Ist- in den Soll-Zustand abgeleitet und vollständig sowie überschneidungsfrei („mece“) formuliert. Dieser Übergang muss insbesondere auch den Change der Organisation selbst umfassen, wobei dieser nur zum (kleinen) Teil vom evaluierten Anbieter durchgeführt werden kann. Die Anforderungen müssen priorisiert und gewichtet werden. Die Umsetzung, das Testen und die Einführung des neuen Prozesses, des neuen Systems müssen realistisch und einigermassen flexibel geplant werden. Und vom Anbieter müssen bestimmte Eigenschaften verlangt werden, die die Wahrscheinlich­keit auf einen Umsetzungserfolg erhöhen. Sind diese Voraussetzungen gegeben und die Evaluationsunterlagen präzise und verständlich formuliert, wird sich der beste Anbieter finden.

Dafür darf, dafür soll höchste Kompetenz beigezogen werden! Denn jeder Fehler bei der Anbietersuche wirkt sich in der Umsetzung und in der späteren Anwendung negativ und damit teuer, um ein Mehrfaches teurer aus, bis hin zum Scheitern des ganzen Unterfangens.